Czy każda firma może przeprowadzić archiwizację dokumentów w zewnętrznym archiwum

Archiwizacja dokumentów tylko pozornie wydaje się prostą czynnością. W rzeczywistości wymaga doświadczenia, konsekwencji oraz znajomości oznaczeń, które później pozwolą na korzystanie z archiwum każdej upoważnionej do tego osobie.

Dlaczego każda firma powinna zadbać o proces archiwizacji dokumentów?

  • Obowiązek prawny

Ta kwestia jest zdecydowanie najważniejsza. Archiwizowanie dokumentów pozwala dokładnie orientować się w tym, jakim typem akt dysponujemy oraz jak długo powinniśmy je przechowywać. Np. dokumenty podatkowe dotyczące roku 2020 należy przechowywać do końca roku 2026 (w tym przypadku obowiązuje przechowywanie deklaracji przez okres pięciu lat od końca roku rozliczeniowego, którego te deklaracje dotyczą). Sprawa nie jest jednak taka prosta i różnym typom dokumentacji przysługują różne okresy przechowywania. Przedsiębiorca nie może przechowywać danych osobowych klientów, kontrahentów i partnerów dłużej, niż wymaga tego współpraca.

Z drugiej strony nie może również zbyt szybko zutylizować akt, bo jeśli to zrobi, a u jego progu pojawi się np. kontrola skarbowa, mogą spotkać go problemy. Błędy dotyczące okresu przechowywania dokumentacji, mogą być okupione karami pieniężnymi. Poprawna archiwizacja dokumentów wyklucza taki scenariusz. W rzetelnym archiwum każdy dokument jest odpowiednio opisany, przynależy do właściwej kategorii i jest wpisany do ewidencji. Przedsiębiorca w każdej więc chwili bez problemu może skontrolować, które akta należy nadal przechowywać, a które wkrótce przeznaczyć do utylizacji.

  • Wygoda i przyspieszenie pracy

Nadmierna papierologia może w dużej mierze utrudnić codzienną działalność przedsiębiorstwa, być przyczyna irytacji oraz spowalniać procesy zachodzące w firmie. Digitalizacja zyskuje coraz większą popularność i oczywiście, jest to pozytywny trend. Zapis akt w formacie cyfrowym znacznie oszczędza miejsce i usprawnia procesy. Nadal jednak gros dokumentacji firmowej to akta papierowe. Absolutnie nie da się z nich wygodnie korzystać, jeśli nie zostaną uporządkowane. Archiwizacja dokumentów przeciwdziała takim sytuacjom jak zagubienia dokumentów czy czasochłonne poszukiwanie konkretnej umowy, rozliczenia itp. Frustracji i chaosu związanej z ogromną ilością dokumentacji da się łatwo uniknąć, ale trzeba wykazać się konsekwencją. Jasno określone zasady archiwizacji mogą znacznie ułatwić posługiwanie się archiwum i tym samym zapobiec zdenerwowaniu pracowników, tracących czas na przeszukiwanie wypełnionych segregatorów i teczek.

  • Komfort psychiczny

Dzięki fachowo przeprowadzonej archiwizacji dokumentów, przedsiębiorca nie musi stresować się ewentualną kontrolą ani zaprzątać sobie głowy problemami związanymi z dokumentacją, którą trudno jest namierzyć. Dzięki temu może on skupić się w pełni na działaniach, które realnie wpływają na wzrost przedsiębiorstwa i wymagają jego pełnej uwagi.

Archiwizacja samodzielna czy z pomocą wykwalifikowanej firmy?

Wyżej wymienione punkty udowadniają, że każde przedsiębiorstwo, bez wyjątku, winno zadbać o archiwizację dokumentów. Ale czy każde skorzysta na współpracy z zewnętrzną pomocą? Nierzadko można spotkać się z przekonaniem, że ze wsparcia wyspecjalizowanych usługodawców korzystają jedynie duże firmy. Oczywiście, im większa firma, tym więcej akt i, co za tym idzie, bardziej skomplikowana archiwizacja dokumentacji. Profesjonaliści, tacy jak np. EkoAkta, pomagają takim przedsiębiorstwom we właściwej segregacji dokumentów płacowych, kadrowych i innych. Klientami takich placówek są jednak nierzadko również mniejsze firmy. Nie ma znaczenia, jakiej branży dotyczy działalność gospodarcza oraz jak dużą dokumentacją dysponuje. Każdy podmiot może skorzystać na przeprowadzeniu archiwizacji dokumentów przez zewnętrznego usługodawcę. Takie firmy dysponują specjalistyczną infrastrukturą oraz wsparciem wykwalifikowanych archiwistów. Dzięki temu proces przebiega bardzo sprawnie, przy wykorzystaniu procedur, które powszechnie stosuje się w archiwizacji.

Author: www.PracaCzyBiznes.pl

Share This Post On

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *