Dokumenty w wersji cyfrowej – sposób na zarządzenie firmą na miarę XXI wieku

W wielu przedsiębiorstwach nadal preferuje się dokumentację w formie papierowej. W każdej firmie zauważyć można jednak tendencję do stopniowego zwiększania udziału dokumentów cyfrowych. Wynika to z faktu, że w dobie internetu, ciągłego wymieniania się plikami i potrzeby reagowania szybko, akta elektroniczne sprawdzają się świetnie. Z digitalizacją dokumentów wiąże się jednak wiele innych zalet. Każda z nich dowodzi tego, że cyfrowy format pliku to odpowiedź na wyzwania, przed jakimi każde przedsiębiorstwo staje w XXI wieku.

Plusy digitalizowania dokumentów firmowych

  • większa funkcjonalność

Aby nawiązać współpracę z partnerem lub podpisać umowę z klientem, nie musimy przejmować się ograniczenia geograficznymi. Tę formę służbowego kontaktu preferuje się również, jeśli odległość nie jest problemem. Dokumentacja elektroniczna jest wygodna i nie dotyczy to tylko kontaktu z klientami. Cyfrowe zasoby sprawiają, że pracownicy szybciej i sprawniej wykonują swoje obowiązki, niezależnie od tego, w jakiej części kraju, lub świata się znajdują. Warto wspomnieć tutaj również o większej, w porównaniu do dokumentacji papierowej, dostępności akt. Digitalizacja dokumentów pozwala stworzyć elektroniczne archiwum, a to z kolei wpływa na codzienną jakość pracy. Próbując odszukać konkretny dokument, za każdym razem możemy określić kryteria wedle własnego uznania. Po kilku sekundach przed naszymi oczami ukazuje się umowa lub faktura, która nas interesuje. Całe działanie przebiega dużo szybciej niż poszukiwania akt w archiwum papierowym.

  • oszczędność pieniędzy

Szacuje się, że przechowywanie jednej kartki (2 stron) w formacie A4 to roczny koszt 1-4 gr. Z kolei przechowywanie cyfrowego, dwustronicowego obrazu A4 to koszt 0,5 gr rocznie. Chociaż te kwoty wydają się niewielkie, różnice między nimi mogą powodować ogromne oszczędności. W przypadku przechowywania dokumentów papierowych musimy zakupić takie produkty jak segregatory, folie ochronne, szafy biurowe, koszulki itp. Przy wyliczeniach wzięto pod uwagę koszt tych produktów, jak również koszt powierzchni biurowej oraz czas amortyzacji wyposażenia. Takie rachunki mogą różnić się, w zależności od tego, jakiej organizacji dotyczą. Nie będzie jednak przesadą, jeśli wysnujemy wniosek, że w większości przypadków przechowywanie dokumentacji cyfrowej jest dużo tańsze niż przechowywanie akt papierowych.

  • ochrona środowiska

Ekologia to nie tylko modny temat, znajdujący się na językach wszystkich. W realiach, w których każdego roku coraz dotkliwiej odczuwamy wpływ zanieczyszczeń na naturę, troska o środowisko staje się koniecznością. Warto dołożyć swoją własną cegiełkę do takich globalnych dążeń, mających na celu ochronę przyrody. Dobrym pomysłem może być nagłośnienie tego faktu. Polityka polegająca na (chociaż częściowej) rezygnacji z dokumentów papierowych to postawa, którą zdecydowanie warto propagować. Taka taktyka ma też sens z perspektywy PR-owej. Klienci z coraz większą świadomością podchodzą do ochrony środowiska i wybierają produkty i usługi, które są zgodne z ich postawami dotyczącymi ekologii.

Jak zająć się digitalizacją dokumentów w firmie?

Aby zadbać o profesjonalną digitalizację dokumentów, należy nastawić się na czasochłonną pracę, wymagającą precyzji i dużej dozy cierpliwości. Do zadania należy podejść z należytą precyzją, zwłaszcza jeśli zależy nam na stworzeniu funkcjonalnego archiwum, z którego z powodzeniem będzie mógł korzystać każdy pracownik firmy. Profesjonalną pomocą w tym zakresie służą takie firmy jak Rhenus Data Office Polska. Dzięki doświadczeniu, odpowiedniej infrastrukturze oraz znajomości zasad tworzenia elektronicznych archiwów, są w stanie wesprzeć zarówno niewielkie firmy, jak i potężne korporacje. Dodatkowo proponują również usługę utylizacji elektronicznych danych. Z pomocą jednego usługodawcy przedsiębiorstwo może więc zatroszczyć się o dokumentację, na każdym etapie jej „życia”. Dotyczy to również przechowywana akt – tego typu firmy zapewniają bezpieczeństwo zarówno dokumentacji tradycyjnej, jak i tej zapisanej na nośnikach danych.

Author: www.PracaCzyBiznes.pl

Share This Post On

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *